j’adhère !
Neoma Alumni
Retour aux actualités
Article suivant Article précédent

Les moyens de financement des communautés et de leurs événements

Réseau

-

22/06/2015

Autofinancement


Dans la grande majorité des cas, les activités de la communauté doivent être autofinancées. Le coût total d'un événement doit être compensé par le montant perçu des participations des diplômés inscrits. Pensez à établir une différence entre les tarifs de participation des adhérents ou non adhérents à l'association.

La gratuité d'un événement est tout à fait possible son organisation n'engendre aucun frais. Exemple : Frais à la charge de chacun le soir même ou sorties type restaurant, happy hour, etc.

Voici les différents coût auxquels il faut penser.


Le lieu

Restaurants, bars, pubs | Plusieurs établissements (peuvent accepter de privatiser une partie de leur espace gratuitement afin de recevoir vos réunions dans un cadre moins formel. La seule condition étant la consommation des diplômés sur place.
Vous trouverez la liste des lieux parisiens ayant déjà été testés sur le lien suivant : Cliquez ICI
J'invite par ailleurs les animateurs des tribus régionales & internationales de nous indiquer leurs adresses afin que nous réalisions cette même liste par villes françaises et par pays.

Les campus ou institutions | Les campus de Reims et Rouen peuvent accueillir gratuitement vos rendez-vous en particulier s'ils s'adressent également aux étudiants. Les anniversaires de promo y sont également les bienvenus.

Le Paris Executive Campus met gratuitement à disposition ses salles pour les rendez-vous des communautés NEOMA Alumni (si elles sont disponibles). Plusieurs formats de salles sont possibles avec accès internet wifi :

  • Amphi de 34 à 40 places environ au 2nd et 3eme étage (vidéoprojecteur)
  • Amphi de 54 à 70 places au RdC (vidéoprojecteur)
  • Amphi de 100 à 120 places au RdC (vidéoprojecteur)
  • Salles de formation de 20 à 25 places au RdC

 

En région ou à l'étranger, les campus ou institutions des partenaires de l'école peuvent également être de bons hôtes dans une animation ouverte à leurs étudiants ou membres. Certaines entreprises (tenues par des diplômés ou dans lesquelles une forte population de diplômés travaille) peuvent accepter de recevoir un évènement (ex : visite de site, présentation de l'entreprise, partenariat, etc.)

Vous avez bien entendu la possibilité de louer d'autres espaces de votre choix si ce budget est bien pris en compte dans les frais de participation des inscrits.


Le traiteur

Lorsque vos événements se déroulent au Paris Executif Campus parisien, nous avons l'habitude de travailler avec un traiteur particulier (le concurrent gourmand) dont voici le tarif :

  • Cocktail de 12 pièces sucrées/salées par personne + soft : 15€ / personne.
  • Vous êtes naturellement libre de choisir un autre prestataire si votre budget le permet.

 

Les intervenants

La plupart des interventions sont bénévoles mais il peut vous arriver de solliciter un expert (conférence/atelier) qu'il vous faudra rémunérer. Attention à bien faire éditer une facture pour sa prestation.

Les petits cadeaux de remerciements (bouteille de Champagne ou de vin, chocolats, fleurs) peuvent également être envisagés et sont en général du plus bel effet. Attention à les intégrer à votre budget.


Le Champagne

Grâce à notre partenariat privilégié, nous bénéficions de tarifs privilégiés pour les commandes de Champagne. Ne pas hésitez à passer par nous lorsque vous souhaitez agrémenter votre événement de quelques bulles. 

Le prix est de 29€ la bouteille soit un coût de 5€ par personne pour une coupe.

Si votre événement à lieu au Paris Executive Campus, un stock de bouteille se trouve généralement sur place, la commande ne sera donc pas nécessaire mais le montant sera pris en compte sur le budget de l’événement.


Autres prestations

Vous êtes bien entendu libres de faire appel à toutes autres prestations de votre choix à partir du moment où l'équilibre de votre budget est atteint.


Financement exceptionnel de l'association


Il vous est possible, en cas d’événement exceptionnel, de solliciter un financement auprès de l'association. Pour cela, veiller à bien nous décrire votre projet et les coûts qui y sont associés. Vous devez alors soumettre votre demande à Marion et/ou Mathieu qui la feront valider par le conseil d'administration.


Challenge de animateurs


Qu'est-ce que le Challenge des Animateurs ?

Petite compétition amicale entre les équipes d’animation de nos différents clubs et tribus, l’objectif en est de toujours améliorer le fonctionnement, l’intérêt, la qualité et le nombre des manifestations organisées pour une meilleure animation du réseau.


Les différents prix

Vous trouverez ci-dessous les diverses catégories pour lesquelles NEOMA Alumni récompense ses communautés :

  • Meilleure promotion de l'association : Il est important, lors de vos communications ou événements de faire la promotion de l'association et de ses services. Les appels à adhésions sont encouragés.
  • Régularité de l’animation : Des communications et des événements réguliers favorisent la fidélité des membres d'une communauté.
  • Nombre de participants : Un nombre de participants importants sur un certain nombre d’événement est le signe d'un bel intérêt pour les activités et sujets abordés.
  • Originalité et diversité : Osez la variété et l'inédit ! Les participants seront ravis de tenter l'aventure !
  • Utilisation des outils et communication : L'association a beaucoup investi dans le développement de vos outils animateurs, utilisez-les ! En particulier la mise en ligne des événements et comptes-rendus ainsi que la communication emailing à partir du site.
  • Partenariat Inter-réseau :  L'animation du réseau NEOMA Alumni est une chose essentielle, mais nous sommes également conscients de la richesse des échanges inter-réseaux.
  • Mises à jour et perdus de vue : La mise à jour constante de la base de données des diplômés est la tâche la plus importante concernant la pérennité de l'association et de ses activités. Recueillir les coordonnées des diplômés de votre communauté et inciter vos membres à se mettre à jour en ligne fait partie de votre rôle d'animateur.
  • Aide à la recherche d'emplois : La transmission des offres d'emplois, les conseils avisés aux diplômés et la mise en relation professionnelle sont une clé du réseautage.
  • Nombre d’événements : A battre, les 17 événements sur 2013 de notre tribu Australie !
  • Trois prix espoirs : Certaines communautés montrent un enthousiasme et une ambition dignes d'être encouragés.
  • Le prix spécial : Prix "coup de cœur" ou récompense pour un critère non défini ci-dessus.

 

L'utilisation des prix remportés

L'association attribue un montant de 1000€ (ou 500€ pour les prix "espoir") pour chaque prix remporté. Cette somme est portée au crédit de la tribu ou du club en question et doit être utiliser à bon escient pour l’animation dans l'année. Un budget non dépensé ne sera pas reporter sur l'année suivante. La dépense d'une part ou de la totalité d'un prix doit être soumis à validation du bureau.

Sponsors, partenariats


Les tribus les plus matures font financer les événements par des partenaires. Le réseau des diplômés peut être un support médiatique de promotion pour des partenaires ou intervenants :

  • le site
  • les communications e-mailing
  • l’événement lui-même
  • la revue papier
  • les réseaux sociaux
  • etc.
  • les goodies
  • … ne pas hésiter à être innovant

 

 

Comptabilité


Règlement direct par l'association

De manière générale, l'association ne sort pas de sommes qui ne soit préalablement rentrées (hors financement exceptionnel et prix challenge des animateurs). Si un acompte est necessaire, il faut veiller à ce que les inscriptions aient été réalisées en amont.

Tout paiement de l'association est réalisé sur facture par virement bancaire. Demandez à vos prestataires de les éditer et de ne pas oublier leur RIB/IBAN pour que le règlement puisse être réalisé au plus tôt.


Règlement des notes de frais

Un animateur peut décider d'avancer les frais d'un évènement, selon son montant et les modalités de l'organisation du rendez-vous et demander à être remboursé par l'association.

Attention, trois choses indispensables doivent alors nous parvenir :

 

Contact 


Marion Morato Larbalestier - marion.morato@neoma-alumni.fr 

122 vues Visites

J'aime

Commentaires0

Veuillez vous connecter pour lire ou ajouter un commentaire

Articles suggérés

Réseau

CheerUp : sensibiliser sur le cancer et aider les jeunes malades dans leurs projets !

User profile picture

Yvan Lozachmeur

23 juillet

Réseau

Découvrez la tribune de George Soros au WEF 2019

User profile picture

Philippe Segers

14 février

Réseau

Découvrez les chambres d'hôtes et les gîtes de Lydie et David, PGE 95 tous les deux !

User profile picture

Mathilde Wailly

17 janvier

neoma-alumni.com